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Empresarios y emprendedores estamos constantemente buscando fórmulas creativas para cumplir con nuestros objetivos incurriendo en el menor coste posible. La ansiedad y el estrés afloran cuando nos encontramos ante un papel en blanco sin saber qué pasos dar.

El Outsourcing Comercial y de Marketing se ha convertido en una respuesta viable para minimizar los costes sin sacrificar en exceso la ejecución de los procesos de negocio relacionados. Sin embargo, el hecho de que la ejecución del proceso desaparezca de la empresa, es usualmente una fuente de generación de ansiedad.

Veamos de qué forma podemos conseguir minimizar esa ansiedad y disfrutar de los beneficios de la externalización. 

aDefinir el alcance del trabajo: Al contratar un servicio de Outsourcing Comercial o de Marketing, es necesario tener una declaración clara de las cosas que se van a hacer. Antes de contratar a nadie es necesario establecer unas claras reglas del juego que evitarán que posteriormente tengamos que estar resolviendo conflictos de interpretación. Es conveniente explicar, anticipar a la empresa de Outsourcing Comercial lo que esperamos conseguir del servicio, de forma que podamos consensuar con ellos expectativas realistas y métricas asociadas con las que podremos evaluar posteriormente, de forma objetiva, el valor aportado en el desarrollo del servicio.

bNo elegir nunca en base al precio: Aunque pueda parecer tentador, elegir un proveedor de Servicios de Outsourcing basándonos exclusivamente en el precio no hace otra cosa que generarnos más ansiedad. El precio no debe ser la única consideración a evaluar de un proveedor. La compra del servicio tiene que basarse en un amplio espectro de consideraciones y debe garantizar un equilibrio entre el valor y la calidad de los resultados. El precio es a menudo el peor parámetro a considerar a la hora de elegir un proveedor de servicios de Outsourcing. Un proveedor puede estar dispuesto a atajar para conseguir firmar el contrato con nosotros utilizando el precio como una forma de atraernos. Pero debemos pensar en las formas en las que este proveedor de servicios reducirá sus costes. Quizás después no sea capaz de dar a sus empleados una remuneración justa, o se vea obligado a eliminar algunos beneficios, o quizás no pueda habilitar la infraestructura y niveles de seguridad adecuados para proteger los datos del cliente.

cContrastar la experiencia del proveedor: Es aconsejable optar por un proveedor de servicios con experiencia contrastada en el proceso de negocio que se pretende externalizar. Un proveedor experto es un proveedor que seguramente generará resultados. Existe la posibilidad de que algún proveedor sólo nos necesite para dotarse de experiencia en nuestro sector de actividad o en algún determinado proceso de negocio. Por tanto, evitemos formar parte de un experimento, echemos un vistazo a la trayectoria del proveedor, y conozcamos la opinión que sus clientes tienen de él.

dEvaluar al proveedor igual que a un nuevo empleado: Cuando se evalúa a un proveedor debemos preguntar con la intensidad y extensión con la que lo haríamos si se tratara de un nuevo empleado. Como si estuviéramos revisando su Curriculum. Al final la elección de un proveedor de servicios es siempre subjetiva, pero no debemos dejar de manejar datos objetivos. Pidamos referencias y preguntemos sobre el desempeño, las consecuciones, los resultados en sus clientes.

eLanzarse poco a poco: Cuando nos lanzamos a la externalización vale la pena empezar poco a poco, minimizando los riesgos. Un lanzamiento poco ambicioso permitirá que nos retiremos fácilmente si las cosas no salen bien, reduciendo así nuestros niveles de ansiedad. Además, tendremos la oportunidad de evaluar la calidad de ejecución y resultados del proveedor antes de pensar en objetivos más ambiciosos.

fTodo por escrito: La documentación es crucial cuando se externalizan procesos de negocio a un proveedor. Es muy importante pues estamos cediendo a un tercero la ejecución de procesos que son de "misión crítica" para nuestro negocio. El alcance, los plazos, la gestión de los cambios, las penalizaciones, los bonus, la forma de pago, ... todo lo asociado a la prestación del servicio debe ser escrito negro sobre blanco y recogido en un documento que forme parte del contrato.

El Outsourcing es una gran opción para reducir costes, no obstante es importante mantener los niveles de independencia empresarial a pesar de la externalización de algunos procesos. La ansiedad se produce cuando aparecen sorpresas en el camino. Hablamos de Outsourcing?

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