5 Passos per a Augmentar les Ràtios de Concertació de Reunions

La concertació de reunions per a presentar un producte o servei és el primer dels objectius que has d’escometre en la “carrera per etapes” que suposa alimentar i gestionar el Funnel de Vendes en el qual, tant si realitzes una labor SDR (enfocada completament en la part inicial del cicle de vendes: fixant noves reunions i demostracions) com si realitzes una labor Account Executive intervenint en tot el cicle de vendes del Funnel fins al tancament de les oportunitats, necessites concentrar en aquest primer objectiu, esforços, molt d’encert i atenció.

Com esmentava, la concertació de reunions és el primer dels objectius per abordar. No és l’únic important, ja que trobarem altres objectius importantíssims durant les diferents fases del Cicle de Vendes, però si que és determinant per a obtenir xifres de producció que et permetin generar un major nombre de noves Oportunitats de Vendes.

En aquest post et relacionaré 5 passos, des d’un enfocament de gestió i procés per a augmentar les teves ràtios de concertació de reunions, que et seran de gran ajuda.

Coneix i utilitza de manera eficient els teus canals de concertació de reunions

Per a aprofitar al màxim els teus esforços en la concertació de reunions, és crucial tenir un coneixement, comprensió i domini dels canals pels quals pots aproximar-te d’una forma directa a les teves leads. Quals són les seves particularitats, la idoneïtat d’utilitzar-los (o no), alternar-los (o no) i en el seu cas, quan i com usar l’e-mail, la trucada telefònica, o Linkedin, ….

Pren-te el temps necessari per a analitzar cadascun i identificar les seves fortaleses i febleses respecte als factors que envolten les característiques de la teva prospecció (tipus d’interlocutor al qual et dirigeixes, tipus i grandària de companyia, etc.…) i sobre això, establir la teva primera estratègia que, ull, és molt probable que hagis d’anar revisant i adaptant conforme avanços.

Per exemple, en el canal telèfon, l’accessibilitat al lead és menys difícil quant menor és la grandària de la companyia en la qual treballa, però també cal tenir en compte que, en el món de la venda, igual que en altres àmbits, tot canvia molt ràpid avui dia. Després de molts anys de ser (el telèfon) un canal d’entrada habitual i de primera acció, actualment està molt concorregut, els nostres Prospects (que no treballen per a escoltar a tot aquell que vol vendre’ls alguna cosa), estan molt demandats, … com a conseqüència molt poc inclinats a atendre primeres anomenades telefòniques. De cara a la nostra labor, valora que en el temps que fas dues crides infructuoses, pots haver enviat deu e-mails.

A més, un altre factor esdevingut en els últims 3 anys, quant a l’approach telefònic: existeix un abans i un després des de 2020. La irrupció de la pandèmia, succés d’afectació global i transversal en tots els àmbits, va fer que durant molts mesos tot rol de treball que no precisés de presencialitat passés a remot, amb el que la pràctica totalitat dels nostres Prospects van deixar d’estar en les seves oficines i van passar a estar en els seus domicilis, saltant de videoconferència en videoconferència. La majoria de les centraletes de les companyies van resultar inoperatives, etc…. Aquesta circumstància de grau màxim, passat 3 anys s’ha anat reabocant, però ha deixat un escenari diferent en el qual el treball en remot s’ha
quedat per a romandre, de manera híbrida si vols, però ocupant un alt percentatge del temps dels nostres leads… òssia un punt extra de dificultat per a l’ús del telèfon, … o tens el telèfon directe del Prospect (cosa improbable) o…

Serà llavors l’e-mail el millor canal, o Linkedin en lloc del telèfon? És aventurat pronunciar-se sense preguntar-se i analitzar abans les característiques del que has de vendre; la contundència i atractiu de la proposta de valor que pots presentar d’una forma senzilla i ràpida; la magnitud de la companyia en la qual treballa la teva Prospect (gran-mitjana-petita); la posició jeràrquica del mateix (a posició més alta, menor accessibilitat); la certesa que les direccions d’e-mail que tens són correctes (o almenys un percentatge alt d’elles, que et permeti ser àgil per a gestionar les incorrectes); etc…. Avui dia (2023) i generalitzant molt, els nostres leads, al telèfon són encara més inaccessibles que antany; per Linkedin comencen a estar cremats, ja que, en tancar-se per complet la via telefònica amb la irrupció de la pandèmia, tots vam ser a Linkedin pels nostres Prospects, … tira el compte… I l’e-mail? L’e-mail podríem dir que és la porta menys tancada (que no menys abusada), però que cal anar canviant l’enfocament dels missatges i continguts que emprem en ells per a allunyar-nos de fer el que fa tothom i destacar, d’alguna manera diferent que no atabali i faciliti que el nostre Prospect trobi interessant prestar-nos la seva atenció.

En conclusió, no es pot generalitzar, pensa en tots aquests factors, avalua-ho, estableix la teva primera estratègia de canal i entra en acció amb un primer grup de leads per a tantejar el resultat i veure si necessites readaptar-la. Et serà molt útil.

Estableix objectius assolibles

Una vegada que tinguis una comprensió clara dels teus projectes, et serà molt útil establir metes assolibles. Defineix els teus objectius. Aquests podrien ser, per exemple, una certa quantitat de primeres reunions per setmana, o un cert percentatge d’augment en les teves ràtios de concertació de reunions.

Mesurar-te t’ajudarà a “saber on estàs”, a veure el que t’està anant bé i el que t’està fallant, a conèixer quant a prop o lluny estàs dels teus objectius. Els indicadors amb els quals mesures aquests objectius seran els teus KPI’s, que a més de ser-te útils a tu, també et serviran per a reportar, en el cas que hagis de reportar a algú de la teva organització. Assegura’t, això sí, que els teus objectius siguin realistes i assolibles.

Supervisa el teu progrés en concertació de reunions

De res et serviria tenir uns KPI’s i haver-te marcat uns objectius si no realitzes un seguiment del teu progrés i fas els ajustos necessaris. Contrasta i analitza periòdicament els resultats que vas obtenint i pren decisions basades en aquestes dades per a veure com els pots millorar.

Crea’t un Pla de Seguiment

Un pla de seguiment sòlid és essencial per a maximitzar les teves taxes de concertació de reunions. Una vegada hagis valorat i estudiat els possibles canals d’accés (pas 1), determinat missatges i temps, estableix un Workflow de Tasques, una seqüència d’accions i estats que et permeti seguir a tots els teus leads d’una forma homogènia i ordenada, i per tant amb un cert automatisme.

Aquest Workflow t’ajudarà molt per a manejar alhora un gran nombre de Prospects, per a saber en quin estat tens a cadascun i quan i quina és la següent acció, fins a aconseguir la nova cita o resoldre-ho tancant-ho. Un exemple, entenent que, en cada cas, es passa al pas següent (amb un interval de temps determinat entre cadascun) perquè l’anterior no va ser fructífer:

1. 1a trucada
2. Enviament 1er mail (aquest pas podria ser perfectament el primer)
3. 2a trucada
4. Enviament 2on. mail
5. 3a trucada
6. Enviament 3er. i últim e-mail
7. 4a trucada
8. Resoldre el Lead

Sigui amb aquest esquema o un altre que s’adapti més als factors i característiques de la teva prospecció, si segueixes de manera contínua l’esquema que et marquis, sabràs en què punt està cada lead i treballessis d’una forma òptima i ordenada.

Usa la tecnologia per a agilitzar els teus processos de concertació de reunions

Hi ha moltes eines tecnològiques disponibles que et poden ajudar a agilitzar els teus esforços de concertació de reunions i augmentar l’eficiència. Considera invertir en un sistema d’administració de relacions amb els clients (CRM) per a agilitzar els teus processos.

Hi ha moltes eines d’aquest tipus en el mercat (més completes i complexes, més senzilles i amb menys prestacions, … depèn de les teves necessitats), però sens dubte, utilitzant-les podràs sistematitzar (automatitzar en alguns casos) tots els teus processos (el Workflow de Tasques i estats del qual parlava abans, per exemple), centralitzar i uniformitzar tota la informació i accelerar accions com:

• Enviar múltiples e-mails (personalitzats) simultàniament estalviaràs molt temps.
• Crear Templates d’e-mails amb inserció de variables (nom del lead, per exemple ).
• Crear informes de seguiment de resultats (aquests KPI’s que et situen respecte a la consecució dels teus objectius).

En conclusió, augmentar les teves taxes de concertació de reunions requereix temps i esforç, però seguint aquests cinc passos, pots impulsar substancialment els teus resultats i portar-los al següent nivell.