5 Pasos para Aumentar tus Ratios de Concertación de Reuniones

La concertación de reuniones para presentar un producto o servicio es el primero de los objetivos que debes acometer en la “carrera por etapas” que supone alimentar y gestionar el Funnel de Ventas en el que, tanto si realizas una labor SDR (enfocada completamente en la parte inicial del ciclo de ventas: agendando nuevas reuniones y demostraciones) como si realizas una labor Account Executive interviniendo en todo el ciclo de ventas del Funnel hasta el cierre de las oportunidades, necesitas concentrar en este primer objetivo, esfuerzos, mucho acierto y atención.

Como mencionaba, la concertación de reuniones es el primero de los objetivos por abordar. No es el único importante, ya que encontraremos otros objetivos importantísimos durante las diferentes fases del Ciclo de Ventas, pero si que es determinante para obtener cifras de producción que te permitan generar un mayor número de nuevas Oportunidades de Ventas.

En este post voy a relacionarte 5 pasos, desde un enfoque de gestión y proceso para aumentar tus ratios de concertación de reuniones, que te van a ser de gran ayuda.

Conoce y utiliza de forma eficiente tus canales para la concertación de reuniones

Para aprovechar al máximo tus esfuerzos en la concertación de reuniones, es crucial tener un conocimiento, comprensión y dominio de los canales por los que puedes aproximarte de una forma directa a tus leads. Cuales son sus particularidades, la idoneidad de utilizarlos (o no), alternarlos (o no) y en su caso, cuándo y cómo usar el e-mail, la llamada telefónica, o Linkedin, ….

Tómate el tiempo necesario para analizar cada uno e identificar sus fortalezas y debilidades respecto a los factores que rodean las características de tu prospección (tipo de interlocutor al que te diriges, tipo y tamaño de compañía, etc.…) y sobre ello, establecer tu primera estrategia que, ojo, es muy probable que tengas que ir revisando y adaptando conforme avances.

Por ejemplo, en el canal teléfono, la accesibilidad al lead es menos difícil cuanto menor es el tamaño de la compañía en la que trabaja, pero también hay que tener en cuenta que, en el mundo de la venta, al igual que en otros ámbitos, todo cambia muy rápido hoy día. Después de muchos años de ser (el teléfono) un canal de entrada habitual y de primera acción, actualmente está muy concurrido, nuestros
Prospects (que no trabajan para escuchar a todo aquel que quiere venderles algo), están muy demandados, … como consecuencia muy reacios a atender primeras llamadas telefónicas. De cara a nuestra labor, valora que en el tiempo que haces dos llamadas infructuosas, puedes haber enviado diez e-mails.

Además, otro factor acaecido en los últimos 3 años, en cuanto al approach telefónico: existe un antes y un después desde 2020. La irrupción de la pandemia, suceso de afectación global y transversal en todos los ámbitos, hizo que durante muchos meses todo rol de trabajo que no precisara de presencialidad pasase a remoto, con lo que la práctica totalidad de nuestros Prospects dejaron de estar en sus oficinas y pasaron a estar en sus domicilios, saltando de videoconferencia en videoconferencia. La mayoría de las centralitas de las compañías resultaron inoperativas, etc…. Esta circunstancia de grado máximo, pasado 3 años se ha ido revertiendo, pero ha dejado un escenario diferente en el que el trabajo en remoto se
ha quedado para permanecer, de forma híbrida si quieres, pero ocupando un alto porcentaje del tiempo de nuestros leads… ósea un punto extra de dificultad para el uso del teléfono, … o tienes el teléfono directo del Prospect (cosa improbable) o…

¿Será entonces el e-mail el mejor canal, o Linkedin en lugar del teléfono? Es aventurado pronunciarse sin preguntarse y analizar antes las características de lo que has de vender; la contundencia y atractivo de la propuesta de valor que puedes presentar de una forma sencilla y rápida; la magnitud de la compañía en la que trabaja tu Prospect (grande-mediana-pequeña); la posición jerárquica del mismo (a posición más alta, menor accesibilidad); la certeza de que las direcciones de e-mail que tienes son correctas (o al menos un porcentaje alto de ellas, que te permita ser ágil para gestionar las incorrectas); etc…. Hoy día (2023) y generalizando mucho, nuestros leads, al teléfono son aún más inaccesibles que antaño; por Linkedin empiezan a estar quemados, ya que, al cerrarse por completo la vía telefónica con la irrupción de la pandemia, todos fuimos a Linkedin a por nuestros Prospects, … echa la cuenta… ¿Y el e-mail? El e-mail podríamos decir que es la puerta menos cerrada (que no menos abusada), pero que hay que ir cambiando el enfoque de los mensajes y contenidos que empleamos en ellos para alejarnos de hacer lo que hace todo el mundo y destacar, de alguna manera diferente que no agobie y facilite que nuestro Prospect halle interesante prestarnos su atención.

En conclusión, no se puede generalizar, piensa en todos estos factores, evalúalo, establece tu primera estrategia de canal y entra en acción con un primer grupo de leads para tantear el resultado y ver si necesitas readaptarla. Te va a ser muy útil.

Establece objetivos alcanzables de concertación de reuniones

Una vez que tengas una comprensión clara de tus proyectos, te será muy útil establecer metas alcanzables. Define tus objetivos. Éstos podrían ser, por ejemplo, una cierta cantidad de primeras reuniones por semana, o un cierto porcentaje de aumento en tus ratios de concertación de reuniones.

Medirte te ayudará a “saber dónde estás”, a ver lo que te está yendo bien y lo que te está fallando, a conocer cuan cerca o lejos estás de tus objetivos. Los indicadores con los que mides estos objetivos serán tus KPI’s, que además de serte útiles a ti, también te servirán para reportar, en el caso de que tengas que reportar a alguien de tu organización. Asegúrate, eso sí, de que tus objetivos sean realistas y alcanzables.

Supervisa tu progreso

De nada te serviría tener unos KPI’s y haberte marcado unos objetivos si no realizas un seguimiento de tu progreso y haces los ajustes necesarios. Contrasta y analiza periódicamente los resultados que vas obteniendo y toma decisiones basadas en estos datos para ver cómo los puedes mejorar.

Créate un Plan de Seguimiento

Un plan de seguimiento sólido es esencial para maximizar tus tasas de concertación de reuniones. Una vez hayas valorado y estudiado los posibles canales de acceso (paso 1), determinado mensajes y tiempos, establece un Workflow de Tareas, una secuencia de acciones y estados que te permita seguir a todos tus leads de una forma homogénea y ordenada, y por lo tanto con un cierto automatismo.

Este Workflow te ayudará mucho para manejar a la vez un gran número de Prospects, para saber en qué estado tienes a cada uno y cuando y cuál es la siguiente acción, hasta conseguir la nueva cita o resolverlo cerrándolo. Un ejemplo, entendiendo que, en cada caso, se pasa al paso siguiente (con un intervalo de
tiempo determinado entre cada uno) porque el anterior no fue fructífero:

1. 1ª Llamada
2. Envío 1er. mail (este paso podría ser perfectamente el primero)
3. 2ª Llamada
4. Envío 2o. mail
5. 3ª Llamada
6. Envío 3er. y último e-mail
7. 4ª Llamada
8. Resolver el Lead

Sea con este esquema u otro que se adapte más a los factores y características de tu prospección, si sigues de forma continua el esquema que te marques, sabrás en que punto está cada lead y trabajaras de una forma óptima y ordenada.

Usa la tecnología para agilizar tus procesos de concertación de reuniones

Hay muchas herramientas tecnológicas disponibles que te pueden ayudar a agilizar tus esfuerzos de concertación de reuniones y aumentar la eficiencia. Considera invertir en un sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM) para agilizar tus procesos.

Hay muchas herramientas de este tipo en el mercado (más completas y complejas, más sencillas y con menos prestaciones, … depende de tus necesidades), pero sin duda, utilizándolas podrás sistematizar (automatizar en algunos casos) todos tus procesos (el Workflow de Tareas y estados del que hablaba antes, por ejemplo), centralizar y uniformizar toda la información y acelerar acciones como:

• Enviar múltiples e-mails (personalizados) simultáneamente ahorrarás
  mucho tiempo.
• Crear Templates de e-mails con inserción de variables (nombre del lead, por
  ejemplo).
• Crear informes de seguimiento de resultados (esos KPI’s que te ubican
  respecto a la consecución de tus objetivos).

En conclusión, aumentar tus tasas de concertación de reuniones requiere tiempo y esfuerzo, pero siguiendo estos cinco pasos, puedes impulsar sustancialmente tus resultados y llevarlos al siguiente nivel.