Com tornar a contactar amb un client que no respon?

A quants de vosaltres us ha passat? Aixequeu la mà. Escriure un primer missatge de correu electrònic a un possible client i que no et respongui. Sentir la necessitat de tornar a contactar amb un client per fer-ne un seguiment i pensar que ho estarem molestant. Moltes vegades no tornem a contactar perquè pensem que no val la pena, que ho perdrem per sempre. I en realitat, llençar la tovallola en aquell moment just sí que és donar-li l’adéu definitiu.

Què hem de fer en aquests casos? Es pot i cal contactar amb aquesta persona per segona o tercera vegada? La resposta és sí. Hi ha maneres de fer-ho i, a més, són efectives. Alguns estudis demostren que l’esperat sí del client pot arribar, fins i tot als segons, tercers i fins i tot quarts missatges enviats.

Les vendes poden succeir o, millor dit, es poden aconseguir després de diversos intents. Fins i tot després dels noes, hi pot arribar algun sí. De manera que si et rendeixes a la primera de canvi, el més probable és que estiguis perdent un valuós número client que, si hagués insistit una mica més (només una mica) hauria confiat en tu.

Però com puc tornar a contactar? T’hem preparat una sèrie de consells perquè els apliques cada cop que intentis contactar amb un client. I també cada cop que apostis per no rendir-te i seguir en els teus tretze. Anem allà!

Enviar un correu electrònic de seguiment: quan?

És una regla força estesa. Si vols enviar un correu de seguiment, el més recomanable és fer-ho en dos o tres dies. Això sí, a cada nou contacte que facis, has d’esperar una mica més.

Així, per exemple, si envieu un primer correu el dia 1, el següent l’haureu d’enviar el dia 3. El tercer el 7 i, el següent, el 14. A partir del cinquè correu, el prudent és esperar un mes. Parlaríem d’uns sis missatges. És correcte abans de plantejar- se un canvi d’estratègia.

Serà interessant que vagis anotant tot el procés i apliquis el mateix sistema per a diferents clients. D’aquesta manera, les conclusions que treguis seran més consistents i podràs estudiar si has d’aplicar aquesta estratègia o anar pensant-ne en una altra.

Com redactar un correu de seguiment?

Ja saps que l’ideal és comptar amb una bona programació de tot el procés, de manera que tots i cadascun dels passos estiguin ben mesurats. Una qüestió fonamental és l’assumpte. El text que incloem a l’assumpte determinarà si el correu s’obre o acaba directe a la safata d’spam.

Per això us recomanem treballar molt bé aquest text. En cas contrari, corres el risc de perdre una gran oportunitat. Per aconseguir un bon assumpte, serà importantíssim conèixer bé el perfil del client amb què intentes contactar i, per tant, tenir ben estudiades les seves possibles necessitats a cobrir.

I ara seguim amb el cos del missatge, que sota el nostre criteri s’ha d’estructurar en les parts següents:

• Posar en context o refrescar la memòria. Estem davant d’un segon o tercer correu de seguiment, de manera que és fonamental posar en context el nostre futur client. No t’anirà gens malament recordar-li que ja vas contactar amb ell fa uns dies i que volies fer-ne un seguiment.
• Què li pots oferir? Està demostrat que els correus de seguiment són útils, però també està demostrat que els missatges buits, sense cap valor afegit, són completament inservibles. Què tal si us proposes un curs? Un ebook de regal, un seminari gratuït o fins i tot un objecte físic que li pugui resultar atraient. A més, us recomanem no subestimar el poder dels vídeos, que augmenten de manera considerable la taxa de clics.
• No te’n vagis amb voltes. Les voltes són això: voltes. Els missatges amb suggeriments vagues ens fan perdre el temps i no hi ha res que pugui asseure’l pitjor a una persona ocupada que malgastar els seus minuts d’or. Digues el que vols, per què el servei o producte que vens li resultarà útil i centra’t en ell i en la seva empresa.
• D’altra banda,  ocupa’t del llenguatge. La manera com transmets la informació és clau. Convé evitar frases com “Lamento molestar-te, però…”, “Espero que no sigui problema…”. La falsa i desnaturalitzada molèstia només contribuirà a allunyar-vos una mica més. Tracta de ser proper, informal i natural.
• Una clara crida a l’acció. Has d’incloure-la al final del correu i fer-la nítida i concisa. Si vols convocar aquesta persona a una reunió, proposa dia i hora. Podeu establir una cita telefònica i, més endavant, fer una trucada de vídeo. Fes que aquesta serveixi per acomiadar-te cordialment i fer-li una proposta ferma. Si sospites que la persona amb qui estàs intentant parlar no és qui et pot ajudar, pregunta-li directament al correu si pot facilitar-te un contacte de referència.

En resum

Com veus, el teu correu de seguiment ha de ser el més clar i directe possible, de manera que el receptor el rebi com ha de ser i pugui prendre una decisió sobre això. L’assumpte ha d’estar pensat (i repensat) i el text és clar, sense embuts, oferint un valor afegit i ocupar-se de les necessitats i problemes concrets de l’empresa. Per concloure, també ha de comptar amb una crida a lacció que convidi a interactuar i que ens obri la porta a un primer contacte.